در این قسمت فرآیندهای زیر انجام می گردد:

1) ایجاد شماره پرونده که بصورت منحصر بفرد می باشد.

2) ثبت اطلاعات شناسایی اصلی از قبیل: نام، نام خانوادگی، نام پدر، کد ملی، شماره تلفن ضروری، شماره همراه، آدرس، تاریخ تولد، جنسیت، تاهل، نحوه آشنایی، شغل، تحصیلات و غیره بصورت کامل و دقیق ثبت می شود.  

 اطلاعات عمومی و ارتباطی بیماران، حیاتی ترین قسمت نرم افزارهای پزشکی می باشد. بنابراین لازم است تا از ابتدای شروع کار با نرم افزار ها، اطلاعات بصورت دقیق، صحیح و کامل انجام شود. کامل بودن و صحیح بودن نتیجه گزارشات آماری نرم افزار، به چگونگی ورود اطلاعات پرونده بیمار بستگی دارد.